山東省價格協會檔案管理制度
日期:2015-08-11
來源:協會制度
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  • 檔案管理制度

    為規范協會檔案管理工作,保證檔案的完整及保密性,理順工作程序,明確工作職責,根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理規定,結合本協會檔案工作的實際情況,制定本制度。

    一、檔案立卷歸檔

    1、凡是在日常工作及重大業務活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史真實記載原件。

    2、承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件資料,及時主動地交檔案管理員立卷歸檔,集中管理。

    3、財務人員應在次年的六月底前,按規定立卷歸檔,暫由財務人員保存一年后,移交檔案管理人員按規定存放。

    4、電子文件實行集中統一管理,歸檔方式按照同類紙質文件的規定定期完成。

    5、存放資料要分類存放,便于查找。

    6、采取有效地防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等安全預防措施,確保檔案的安全。

    7、檔案管理人員調動工作時,應在離職前辦好檔案的交接手續。

    二、檔案管理使用

    1、 加強保密觀念,嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》的各項規定,認真做好文件的保密、歸檔工作。

    2、建立檔案《檔案借閱登記》簿,對借閱和使用進行登記。

    3、查閱檔案需復印(部分或全部)檔案資料時,應登記注明。

    4、要愛護檔案,不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等,如發現有上述情況者,按《檔案法》規定進行必要處理。

    5、定期清理,對已失去利用價值和保存價值的檔案資料,需銷毀的,要有兩人以上監銷,監銷人員在銷毀前應認真清點核對,在銷毀清冊上簽章。

    三、檔案管理員工作職責

    1、加強與各部門的聯系,做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作,保證其完整、及時歸檔。

    2、堅持原則,保守機密,嚴格執行檔案管理、查閱和重大事項報告的有關規定,工作嚴謹,防止失密泄密等事故發生。

    3、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄工作。

    4、采取有效地安全預防措施,確保檔案的安全保存。

    山東省價格協會

    2012年2月16日


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